Вопрос-ответ

Консультации, предоставляемые в данном разделе, размещаются только на сайте и не направляются по почтовому либо электронному адресу, не могут быть использованы при обращении в суд.  Для обеспечения реализации конституционных прав гражданам и организациям необходимо обращаться в раздел "Интернет-приемная граждан".

Если вопрос находится в компетенции органа власти, информация будут размещена на сайте в течение 10 рабочих дней (срок подготовки ответа может быть увеличен при необходимости получения комиссией дополнительной информации). 

Обращаем Ваше внимание, что рассмотрение Вашего вопроса будет осуществляться в соответствии с едиными правилами. 

При отправке вопроса с текущей страницы, Вы даете свое согласие на его возможное размещение на сайте.

Список вопросов

Вопрос 17 | Сергеева Ольга Вячеславовна |

Вопрос:

Добрый день. Поясните, пожалуйста, является ли нарушением законодательства хранение в личном деле работника ксерокопии его паспорта (первая страница и страница с адресом регистрации)? Работодатель использует данную информацию исключительно в целях, предусмотренных трудовым законодательством. Согласие работников на обработку персональных данных имеется, условия не нарушаются. И надо ли уничтожать указанные копии при оформлении дела в архив? Заранее благодарна.

Ответ:

Нормами действующего законодательства не установлен порядок ведения личных дел работников. По сложившейся практике работодатель хранит копии документов в личном деле работника, получив от него согласие на хранение и обработку персональных данных.
Вместе с тем, имеется судебная практика (Постановления Пятнадцатого арбитражного апелляционного суда от 14.03.2014 N 15АП-22502/2013 по делу № А53-12557/2013, ФАС Северо-Кавказского округа от 21.04.2014 по делу № А53-13327/2013), согласно которой хранение копии паспорта работника может быть признано нарушением законодательства в области персональных данных и повлечь ответственность для организации и должностных лиц.
Суды исходят из того, что собирая и храня в документах по кадровому учету копии страниц паспортов работника, работодатель превышает необходимый объем обрабатываемых персональных данных работника, установленный Трудовым кодексом Российской Федерации, согласно которому (статья 65) при заключении трудового договора гражданин, поступающий на работу, предъявляет работодателю паспорт или иной документ, удостоверяющий его личность. При этом требований о снятии копии данного документа законодательством не установлено.
При передаче личных дел работников в архив необходимо учитывать требования Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных» (пункт 7 статьи 5). Согласно данной норме, хранение персональных данных должно осуществляться в форме, позволяющей определить субъекта персональных данных, не дольше, чем этого требуют цели обработки персональных данных, если срок хранения персональных данных не установлен федеральным законом, договором, стороной которого, выгодоприобретателем или поручителем по которому является субъект персональных данных. Обрабатываемые персональные данные подлежат уничтожению либо обезличиванию по достижении целей обработки или в случае утраты необходимости в достижении этих целей, если иное не предусмотрено федеральным законом. В связи с чем, полагаем, что после увольнения работника, если в его личном деле хранились копии паспорта, СНИЛС, документов об образовании и других документов, содержащих его персональные данные, они должны быть изъяты и уничтожены.

Назад